【コピペして使える！？】教授宛ての英語メールの書き方！！英文学科生が教えます！

大学生になるとアクティブラーニング(※全て英語によって授業が成り立つ授業のこと)の授業があり、教授に英語でメールしなくてはいけないケースが時折出てきます。

英文学科に所属する私自身、英語メールってどう書くの！！と何度か陥ったことがあります。

一体どんな風に英語でメールするのが正しいか知っていますか？

今回は、英文学生が授業を通して得た「最低限の英語メールの書き方ルール」をお伝えしていきます！

まず、最初に気を付ける事！

メールは大学から配布されている大学のメールアカウントから送る事が大前提です。

「不審者」だと思われないためにも、徹底しましょう！

件名は日本語と同じで簡潔に！

件名は日本語のメールと同じように、英語でも簡潔に書きます。

例えば質問がある場合は「Question about the English homework in English Communication Class A」と書きます。

ちなみに「About homework」のようなあまりにもざっくりした件名はNGです。

教授たちはかなりの件数のメールを毎日見ていますので、詳細が件名から分からないと読んでもらえない可能性が高かったり、教授側の負担になってしまったりする事が多いです。

だからこそ、出来るだけ詳細に、簡潔に書くことが大事です。

要素としては「用件が何か」と「自分が何の授業について聞きたいのか」ということが分かるととても良いです。

「Question about the English homework(要件) in English Communication Class A(何の授業)」ということですね。

件名の具体例をいくつか考えてみましたので、以下のものも参考にしてみてくださいね！

・質問　「Question about the essay in American Literature Class」
・授業欠席　「English Writing Class Absence」
・課題提出　「About the submission of the assignment in American Literature Class」
・課題提出(遅れる)「Assignment Submission Delayed」

宛名ってどう書くの？

大学の教授宛であれば基本的に「Dear Professor ○○(ラストネーム｟名字｠)」がいいです。

教授という意味の「Professor」という単語を略して「Prof.」と書くこともありますが、この場合なら「Prof. △△(ファーストネーム｟名前｠)＋(ラストネーム｟名字｠)」が適切です。

博士号を持っている教授に対してはこの宛名が適切です。

ただし！！教授の役職なんて知らないよ…という人は失礼にあたる可能性も当たりますから、その場合は特別な事はせず、通常通り「Dear Mr.○○」もしくは「Dear Ms.○○」が一番いいです。

結婚していない女性には「Miss.」、結婚している女性には「Mrs.」という敬称がありますが、これはあまり適切な表現とは言い難いです。

近年では失礼にあたることがあるため、使わないことをおすすめします。

【ちなみに宛名の始めには「Dear」(親愛なる)という表現を使います。これは手紙でも使われる表現になります。詳しくはこちらのサイトから。】

内容の順番は？

内容の順番としては次のような順番が適切です！

１挨拶
２名乗り・自己紹介
３本文
４結び
５署名

挨拶と本文はどう書く？

まずは挨拶をしましょう！ここは普通に「Hello」で大丈夫です！

「Good morning」や「Good evening」もありですが…、教授がいつメールを見るか分からないので、普通に時間にこだわらず使えるものがおすすめです。

続けて、名前を含めて、軽く自己紹介をします。教授はたくさんの生徒と関わっているので、自分（送り主）が誰なのか分からない可能性があります。

どこの学部、学科、あればコース、何曜日のどの授業の受講者か(教授はたくさんの授業を持っているので、何曜日かも書くべき！！)くらいは書くことをおすすめします！

本文としては分かりやすく、出来るだけちゃんと出だしから用件を伝えましょう。

例えば質問がある時なら「If you have a time, I want to ask a question about our class.」というように。

「もし時間があれば…」と相手を気遣う表現を入れる事はとても大事です。

課題提出が遅れてしまうなどの問題に関するメールをする場合なら、絶対に最初に謝罪をしましょう。

最低限「I am sorry for the late submission of American Literature Class.」や「I apologize for being late to submit the assignment.」という謝罪の旨は最初に書き記しておくべきです！

もし今回はたまたまで二度とやらない！という自信があるなら「I will try harder my homework next time!」(次はちゃんとやります！)と書くのもありです…！

結びの言葉は？

基本的には次のような結びの言葉を書くのがおすすめ。敬意を込めたような表現かつ比較的フォーマルな表現が適切となります。

・Sincerely,
・Yours sincerely,
・Yours truly,
・Respectfully yours,

比較的親しい教授やゼミの先生(他にもよく話している仲の良い先生)であれば、次のような表現も可能です。

・Regards,
・All the best,
・Best wishes,

最後の署名の書き方は？

署名は次のような順番で記すことが多いです。

学籍番号・氏名
学部・学科・大学
メールアドレス(送ったアドレスを再度書くのがベター)
(電話番号)　書かなくても大丈夫です。

まとめ

今までの注意事項を全部まとめたのが次のメールになります！課題提出(遅れた時用)のメールを作ってみました！

このメールで、きっと完璧です！

これまで英語メールのルールや名称などを解説してきましたが、一番大切なのはやっぱり思いです。

謝罪のメールなら、謝罪の気持ち。感謝のメールなら、感謝の気持ち。そういった気持ちをより伝えられるように記すのが一番大事です。

教授の性格にもよりますが、よっぽど失礼をしない限りは些細なミスや無礼はなんとかなります。

ですから、最低限のルールを守って、より教授に読んでもらいやすい英語メールを書いていきましょう！

ガクセイ基地には他にも英語に関するスキルアップの記事があります！
ぜひぜひ読んで活用してみてくださいね！