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【大学生必見】例文とともに見る正しいメールの書き方

2018年12月6日

教授への連絡・質問、インターン先への挨拶・お礼など大学生になるとオフィシャルなメールを求められる場面が多くなります。ビジネスメールのルールが守れていないばっかりに印象が悪くなってしまう…。そんなもったいないことしていませんか？今回は例文を見ながらメールのルールをご紹介します！

メールの構成

基本的にメールは以下の要素から構成されます。順番に詳しく見ていきます。

件名
宛名
挨拶
名乗り
本文
結び
署名

件名

件名において一番大切なことは一目で要件が分かること。教授やビジネスマンは1日に大量のメールを受け取っています。「レポートについて」「先日のお礼」など抽象的な件名にしてしまうと、メールの本文まで読んでもらえない可能性があります。なので、件名は要件が分かるようなものにしましょう。できれば自分の名前や所属も入れるとさらに良いでしょう。

<件名例>
・〇〇のレポートに関する質問　××学科山田太郎
・〇月〇日××ゼミ欠席のご連絡

宛名

最初に必ず誰にあてたものかを明記しましょう。宛名は、会社・部署名・役職名・名前・敬称を書くのが一般的です。やり取りの最初のメールには全て書いた方がいいですが、返信で相手がこちらの名前をどのように表記しているか次第で、二通目以降は名前だけでも良いでしょう。

<宛名例>
・○○学科 ○○先生
・○○株式会社 ××部部長
山田太郎様

挨拶

本文の前にあいさつの一文を入れます。これは定型文化しているので、用途にあったものを選びましょう。

<挨拶例>
・お世話になっております。
・ご無沙汰しております。
・はじめてご連絡差し上げます。
・突然のご連絡失礼いたします。
・お忙しいところ、突然のメールをお許しください。
・ご連絡いただきありがとうございます。

名乗り

挨拶とセットになるこの名乗り。自分がどこの誰なのかを明記しましょう。教授に送る場合はどの授業で関わっているかもあると親切です。

<名乗り例>
・○○大学○○学科所属の××でございます。
・金曜1限の○○を受講している(学籍番号)××です。

本文

不要な比喩などを省いたシンプルな文で、内容を分かりやすく伝えることが重要となるビジネスメール。そこに「クッション言葉」をうまく盛り込むことでワンランク上のメールを目指しましょう。クッション言葉とは、依頼・反論・質問・意見・謝罪をする際に使われる「前置き」のこと。これを使うことで、敬意や気遣いが伝わりやすくなるので送信者の印象がよくなります。

<クッション言葉例>
・お忙しいところ(誠に)／恐縮ですが／お手数おかけしますが／申し訳ありませんが～していただけないでしょうか。
・ご迷惑(ご面倒)／をおかけしますが／でなければ～
・差支えなければ～

・あいにくですが～
・残念ながら～
・ありがたいお話ですが～

・誠に申し上げにくいのですが～
・僭越ながら～
・おっしゃることは重々理解しておりますが～

結び

挨拶と同じように常套句が存在しますが、なにかを依頼するメールは特にどの文を使うかしっかり吟味しましょう。

<結び例>
・なにとぞよろしくお願い申し上げます。　
・返信をお待ちしております。
・お手数ですが、ご回答をいただけると助かります。
・恐れ入りますが、ご教示いただければ幸いです。
・特に問題がなければ、ご返信には及びません。

署名

メールの最後には自分の情報を書きましょう。・所属・氏名・メールアドレス・住所・電話番号が載っていれば間違いはないですが、必要に応じて情報量を調節してください。

<署名例>
――――――――――――――――――――
○○大学 □□学部 △△学科４年
山田太郎（やまだ　たろう）
E-mail：taroyamada0101i@xxxx.co.jp

〒123-4567
○○県○○市○○町○○3-4-5
自宅TEL：000-1234-5678
携帯TEL：090-1234-5678

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まとめ

これまでに記事で紹介したルールをもとに作成したメールがこちらになります。送りたい内容によって使う常套句は変わりますが、メールの形式自体は同じなので自分のものと見比べてみてください。
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件名：プレスリリースに関するレポートについての質問（学生番号）田中
本文：

××大学△△学科
○○教授

お忙しいところ突然のメールをお許しください。
火曜2限演習Aクラスを受講している（学生番号）田中太郎です。

前回の講義で出されたプレスリリースに関する課題について1点質問とお願いがありメールを差し上げました。
1点目は、～～は○○という解釈で正しいのかという事。
2点目は、○○の唱えた××定義についての解説が理解できなかったので、もしよろしければ講義中に使用していたスライドを送付していただけないでしょうか。

以上2点について、お忙しいところ誠に恐縮に存じますがご回答をいただけると大変助かります。

××大学△△学科
（学生番号）
田中太郎
E-mail: oooooo@××××.com

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