就活

外資志望、外資インターン、新社会人注目!「英語でビジネスe-mailを書く方法」

英語でビジネスe-mailを書く方法:リクルーターや上司へのメール

 今回は、英語履歴書記事に引き続き外資志望のいう方々におすすめの記事を持ってきました。私が日本に来た時、大学に入学してある教授に30分も怒鳴られた大きな事件がありました。2年も日本語を勉強していたから、日本語には問題がなかったのです。では、どのようにフォーマルなメールを送るのか知らなくてミスをしたのです。

パート1:紹介

簡潔に書くのが何よりも大事です

上司にメールを書きやすくするには、特に、始めの部分を短くするのがいいです。良い文章の始め例はこちらになります。

 1.TO(送信先、~へ)

2.自分が誰なのか明確にする(相手が君が誰なのか知らなければ)ことと

メールを書く理由

 

英語は日本語よりも謙譲語や丁寧語が少ない言語であることを覚えてくださいあなたの上司やリクルーターが若いですか?

 

カジュアルなスタイルですか?それとも、礼儀を重んじるが必要でありますか?
それでは、いろいろな状況に合う例を紹介致しましょう。

 

  1. Bad email(間違ったメール): Hi,
    Informal style(気安い関係): Hey Boss,
    Formal style(礼儀の正しい): Hello Mr. Spence,
  2. Bad email(間違ったメール): I want to get my paycheck
    Informal style(気安い関係): Just sending a quick email to ask about my latest paycheck
    Formal style(礼儀の正しい): My name is Charles Spence, currently working at Waterloo Coffee branch. I am just emailing you regarding my previous paycheck.

(訳)
悪いメール:私は給料が欲しいです。

気安い関係:私の最後の給料に対して伺いたいことがあって短いメールを送ります。
礼儀の正しい関係:私はwaterlooコーヒーブランチで働いているチャルズ・スペンスと申します。私の先月分の給料について伺うためにメール致します。

 

 

 パート2:彼らがどのようにあなたを手伝えるかについて

次のパートは彼らがどのようにあなたを手伝えるかについてのことです。ここでは、できるだけ礼儀正しく直接的に言わないようにすることが大切です。特に、相手に会ったことがなければなおさら大事なことですね。正確かつ具体的な表現を使ってください。

 (訳)

Bad email: Please can you tell me about my paycheck
Why bad? It is not clear and sounds a little direct.

悪いメールの例:私の給料ついて話してくれませんか?

なぜ悪いのか?とても直接的に聞いているし、質問が具体的ではなくて何を聞いているか曖昧ですね。

 

Informal: It looks like April 5th and 6th are missing from my paycheck, is that a mistake or is that the same for everyone?

気安い関係:4月5日と6日の給料が私の先月の給料で抜けているようですが、ミスであったのか、それとも、みんなと同じ事項なのかを一回確認していただけないでしょうか。

Formal: I have noticed that April 5th and April 6th appear to be missing from my latest paycheck, I would just like that to be cleared with you, is that a mistake or is it the same for everyone?

礼儀の正しいスタイル:4月5日と6日の給料が、私の先月の給料から抜けていることを確認しました。ミスがあったのか、それおも、みんなと同じ事項なのか確認していただけると感謝いたします。

ここで、私は上司に給料について確認してくださいとお願いしています。 簡潔、かつ、具体的に何が欲しいのかを明らかにしていることをわかりますね。->4月5日と6日の給料が私の先月の給料から抜けていることを確認しました。

Tip:具体的であまり直接的に書かないこと、多分、これがメールを書くときに誰にとっても一番難しい部分でしょう。だから、最初から完璧ではなくてもそこまで心配する必要はありません。

A simple sentence to use is: I have noticed XYZ(pay check problem), I’d like to know more about XYZ(pay check problem), can you please tell me about SPECIFIC-XYZ(why 5th and 6th is missing).

 

パート3:追加的な情報(オプション)

たまには、あなたが言っていた部分をもう少し確実にするために説明するために内容を追加するときがあるかも知りません。今回の例では、給料が支給されなかった日々に仕事をしたということを詳しく証明したり、資料を添付するとき使える表現を紹介します。

 説明をするとき
Bad email: I worked on those days, but it’s not there, please tell me about this
Informal email: Normally on the 5th and 6th I don’t work, but this month I did some extra time.
Formal email: Normally the 5th and 6th are days I do not work but during that month I worked over-time, those being some of the days I worked.

悪いメール:私はその日働いたんですが、給料が入ってませんね。これについてどんなことか言ってください。

気安い関係:普段は5日と6日は仕事をしないのですが、先月はその日々にも仕事をしました。

礼儀の正しいスタイル:普段は5日と6日は仕事をしないのですが、今月はその日々にも追加勤務をしました。

 

資料を添付するなら
Bad email: I have attached file
Informal: I have attached my payslip in the email and circled the missing days
Formal: I have attached my payslip to the email below and have circled the missing days.

悪いメール:資料を添付します。

気安い関係:メールに抜けられている日々にチェックした私の給料明細書を添付します。

礼儀の正しいスタイル:メールに私の給料明細書を添付します。 抜けられている日々にはチェックをしておきました。

Tip:あなたはここで2回も聞かなくても大丈夫です、少しの追加の説明だけ必要です。でも必ず明確であることを覚えといてください。

このような文章はいつでも使えます: ‘In the email below I have attached ____________. I hope this helps clear things a little.’

 

 パート4:相手に対する理解の表現とご挨拶

質問やお願いをするときには、相手と彼らの時間を尊重していることを表現するのが良いのでしょう。特に、その相手が上司や見上の人の場合だとなおさらです。さぁ、どのように表現したらいいでしょう。 

理解の表現
Bad email: Thank-you for your time, goodbye
Informal: I hope that clears things a little for you and if not then please let me know,
Formal: I appreciate your time in dealing with this matter, if there is anything additional you would like to know or see then please do not hesitate to ask

悪いメール:時間を頂いてくださってありがとうございます。バイ。

気安い関係:その資料が私の質問を明確するのに助けに

そうではない場合は教えてください。

礼儀正しいスタイル:この問題に関して時間を頂いてる点とても感謝いたします。もし、追加的にご質問、ご覧になさいたい資料がありましたら迷わず連絡ください。

 

 Goodbye ご挨拶
Bad email: Bye
Informal email: Yours, Charles
Formal: Gratefully yours, Charles Spencer

(簡単なので訳は入れませんでした。ご了承ください)

 よいメールは問題があっても、感情を持たせるよりかは、上司やリクルーターにできるだけ自分から手伝いながらと努力しながら礼儀を見せるのがメールということをわかると思います。

Tip: この問題に関して時間頂いている点とても感謝します ‘–これは問題がある状況のとき、上司に助けを求めるとき、礼儀を持つときよい文章で

す。 

The goody-bye for informal: First name (charles)
Formal: Both Names (Charles Spence)

気安いメールでの最後の挨拶:名前だけ書く

礼儀の正しいメールでの最後の挨拶:名前と苗字を一緒に書く

Please do not hesitate to ask – いつでも連絡ください-特に、この文章は気安いメールか礼儀の正しいメールでの相手に問題解決のための助けの意思を表現するのにすごくいい文章です。

Complete emails

Bad – 悪いメール

Hi
Please can you tell me about my paycheck
I have attached file
Thank-you for your time, goodbye

Comment:すごく悪いということではないです。上司がいい人であれば、大きく気にすることではないです。しかし、英語圏の文化に慣れている英語を使える人みたいに見られるなら例のように書いてはいけません。

 Good 良い例-informal 気安い関係
Hey Boss,

Just sending a quick email to ask about my latest paycheck

It looks like April 5th and 6th are missing from my paycheck, is that a mistake or is that the same for everyone?

Normally on the 5th and 6th I don’t work, but this month I did some extra time.
I have attached my payslip in the email and circled the missing days

I hope that clears things a little for you and if not then please let me know,

Yours,

Charles

 

良い例 -formal 礼儀の正しい関係

Hello Mr. Spence,

My name is Charles Spence, currently working at Waterloo Coffee branch. I am just emailing you regarding my previous paycheck. I have noticed that April 5th and April 6th appear to be missing from my latest paycheck, I would just like that to be cleared with you, is that a mistake or is it the same for everyone?

Normally the 5th and 6th are days I do not work but during this month I worked over-time, those being some of the days I worked.

I have attached my payslip to the email below and have circled the missing days.

I appreciate your time in dealing with this matter, if there is anything additional you would like to know or see then please do not hesitate to ask

Gratefully yours,
Charles Spence

 

メールを送るのに対して、一番大切なことのひとつはすぐメールをもらう相手がどのような人かを知ることです。私は個人的に礼儀正しすぎのメールをもらうことを好きではないです。普段は礼儀正しすぎのメールがふさわしくない状況が大半だからです。私は、その前に気安いスタイルのメールを練習するのをお勧めします。85%の状況では気安いスタイルを使う方が似合います。このガイドを読みながら英語の実力がもっとよくなれば礼儀正しいスタイルのメールも練習できると思います。

<訳終わり>

いかがでしたか。私も今までビジネスe-mailを英語で送る機会はなかったのですが、これをみたらばっちり送れると思います!

この翻訳の元の記事は、http://baboenglish.com/how-to-send-great-business-emails-writing-to-a-recruiter-or-boss/ でございます!CHARLIEさんは元人事で働いていた人で、baboenglishのライターをやっています!もっと面白い記事が多いので英語が読める方でしたらぜひチェックお願いします!

always thanks to charlie 🙂

About the author

han

Add Comment

Click here to post a comment

【日本初】この夏、留学。あのNASAに。

【日本初】この夏、留学。あのNASAに。

本要らず!エクセルの小技特集!!

本要らず!エクセルの小技特集!!

リアルすぎる?!ちょっとおかしな韓国語教室

リアルすぎる?!ちょっとおかしな韓国語教室

Follow Me